10/4/2023
7 min. czytania
Przy opodatkowaniu ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych podstawą rozliczenia się z fiskusem jest przychód podatnika. Aby można było to prawidłowo zrobić, potrzebna jest rzetelnie prowadzona ewidencja przychodów. Jak ona wygląda i kto ma obowiązek jej założenia?
Ewidencjonowanie wpływów i kosztów jest konieczne dla wszystkich przedsiębiorców, ale nie tylko dla nich. Na podstawie tworzonej ewidencji podatnicy rozliczają się z fiskusem przede wszystkim z tytułu podatku dochodowego.
Sprawdźmy, co to jest ewidencja przychodów. To tworzony na bieżąco dokument, w którym zapisywane są wszystkie wpływy danego podatnika.
Ewidencja ta wykorzystywana jest głównie przy okazji opodatkowania ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych. Jak ją prowadzić?
Kto powinien prowadzić ewidencję przychodów?
Uproszczoną formą opodatkowania podatkiem dochodowym od osób fizycznych jest ryczałt od przychodów ewidencjonowanych. W jego przypadku obowiązuje kilka różnych stawek: 2, 3, 5,5, 8,5, 10, 12, 14, 15, 17 procent. Należy wybrać odpowiednią w zależności od prowadzonej działalności.
Aby rozliczać się, konieczne jest prowadzenie ewidencji. W odróżnieniu od ewidencji przychodów i rozchodów nie ujmuje ona kosztów.
Kto ma obowiązek prowadzenia ewidencji przychodów? Wynika on z art. 15 ust. 1 ustawy o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne z 20 listopada 1998 roku.
Obowiązek mają podatnicy prowadzący działalność gospodarczą oraz spółki jawne i cywilne, przedsiębiorstwa w spadku, spółki cywilne osób fizycznych i przedsiębiorstwa w spadku, które same są opodatkowane w formie ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych lub opodatkowani są w ten sposób ich wspólnicy.
Muszą oni mieć i przechowywać dowody zakupu towarów, a także prowadzić wykaz środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych. Odrębnie, za każdy rok podatkowy, tacy podatnicy muszą mieć ewidencję przychodów.
Ewidencja przychodów jest podstawowym dokumentem pozwalającym na obliczenie wartości podatku należnego fiskusowi, który wynika z uzyskanych przez niego przychodów. Musi uwzględniać szczegółowo poszczególne rodzaje zarobków i źródło ich pochodzenia, by podatnik miał możliwość poprawnego określenia stawek oraz wysokości zobowiązania wobec urzędu skarbowego.
Obowiązek prowadzenia ewidencji przychodów powstaje od momentu rozpoczęcia stosowania jako metody opodatkowania podatkiem dochodowym ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych.
Jako że ewidencja taka ujmuje jedynie przychody, nie będzie tu wskazywanych kosztów ich uzyskania. Niezależnie od tego, w jaki sposób pokrywane są koszty w działalności – za pośrednictwem środków własnych czy kredytów dla firm.
Kogo nie dotyczy obowiązek prowadzenia ewidencji przychodów?
Obowiązek prowadzenia ewidencji przychodów nie dotyczy podatników, którzy otrzymują lub mają pozostawione do dyspozycji w roku kalendarzowym pieniądze i wartości pieniężne oraz wartości otrzymanych świadczeń w naturze i innych nieodpłatnych świadczeń z tytułu najmu, podnajmu, dzierżawy, poddzierżawy lub innych umów o podobnym charakterze.
Ewidencji w takiej formie nie będą prowadzić przedsiębiorcy, którzy nie rozliczają się za pomocą podatku zryczałtowanego z wyboru lub nie mogą tego zrobić.
Ryczałtu nie mogą wybrać m.in. ci, którzy osiągają całość lub część swoich dochodów np. z działalności w zakresie handlu częściami i akcesoriami do pojazdów mechanicznych. To także te osoby fizyczne, które korzystają z okresowego zwolnienia od podatku dochodowego.
Jak prowadzić ewidencję przychodów na ryczałcie?
Ewidencja przychodów na ryczałcie powinna być prowadzona w rzetelny i niewadliwy sposób. Co to oznacza? Otóż za niewadliwą ewidencję przychodów uznaje się prowadzoną zgodnie z zaleceniami wskazanymi w Rozporządzeniu Ministra Finansów w sprawie prowadzenia ewidencji przychodów i wykazu środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych z 17 grudnia 2021 roku.
Natomiast o rzetelnej ewidencji przychodów mówimy, jeśli jest ona wiernym odzwierciedleniem rzeczywistych, zaistniałych zdarzeń gospodarczych. Ewidencję przychodów przy ryczałcie ewidencjonowanym można prowadzić w formie papierowej lub elektronicznej, za pośrednictwem systemu teleinformatycznego.
W przypadku elektronicznej należy spełnić ważne warunki, by została ona uznana w świetle obowiązującego prawa za prawidłową:
- przedsiębiorca powinien dysponować pisemną instrukcją obsługi programu komputerowego, który służy mu do prowadzenia ewidencji przychodu;
- program komputerowy powinien umożliwić wgląd w treść dokonywanych zapisów oraz wydrukowanie niezbędnych danych zgodnie z przyjętym w rozporządzeniu wzorem ewidencji;
- przedsiębiorca powinien odpowiednio archiwizować i dbać o prawidłowe przechowywanie zapisanych danych na informatycznych nośnikach danych oraz chronić je przed zniszczeniem, przetwarzaniem lub nieuprawnioną modyfikacją.
Ile kosztuje ewidencja przychodów na ryczałcie?
Jeśli podatnik sam będzie prowadził ewidencję przychodów na ryczałcie, nie poniesie zbyt wysokich wydatków z tego tytułu. Jedynie ewentualnie koszty zakupu programu służącego do prowadzenia elektronicznej ewidencji. Jakie stawki trzeba stosować? O jakich kwestiach nie można przy tym zapominać?
Otóż przedsiębiorca często zajęty swoją główną dziedziną działalności nie ma czasu, by być na bieżąco z przepisami dotyczącymi księgowości. Dlatego często lepiej jest zlecić usługowe prowadzenie ewidencji przychodów na ryczałcie, zwłaszcza jeśli koszt takiej usługi w zewnętrznym biurze księgowym zaczyna się już od 250-300 zł miesięcznie.
Czy ewidencję przychodu można prowadzić samodzielnie?
Tak, przedsiębiorca może podjąć się samodzielnego prowadzenia ewidencji. Nie musi w takim przypadku informować o tym fakcie urzędu skarbowego.
Innym przypadkiem jest zlecenie prowadzenia ewidencji niezbędnej do rozliczania się z przychodów ewidencjonowanych zewnętrznej firmie. W takim przypadku podatnik musi w ciągu 7 dni od podjęcia współpracy z danym podmiotem zgłosić to za pomocą druku CEIDG-1.
Co powinna zawierać ewidencja przychodów?
Według Rozporządzenia Ministra Finansów dotyczącego prowadzenia ewidencji przychodów i wykazu środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych istnieje wzór tego, co powinna zawierać ewidencja przychodów. Nowy wzór ewidencji uwzględnia takie elementy, jak:
- Pozycja 1. Liczba porządkowa.
- Pozycja 2. Data wpisu.
- Pozycja 3. Data uzyskania przychodu.
- Pozycja 4. Numer dowodu, na podstawie którego dokonano wpisu.
- Przychody objęte ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych według stawki (w pozycjach od 5. do 13. znajdują się poszczególne stawki ryczałtu i jednostka zł oraz gr).
- Pozycja 14. Ogółem przychody – suma pozycji od 5 do 13.
- Pozycja 15. Uwagi.
Ponadto każda strona ewidencji musi mieć podsumowanie strony, przeniesienie z poprzedniej sumy oraz sumę przychodów od początku miesiąca.
Czym są dowody wewnętrzne w ewidencji przychodów?
Podstawą dokonywania wpisów w ewidencji przychodów są określone dokumenty, wśród których wymienia się:
- faktury VAT,
- rachunki,
- noty korygujące,
- dokumenty celne,
- dowody wewnętrzne.
Czym są dowody wewnętrzne? To dokument potwierdzający sprzedaż bez faktur. Na koniec dnia podatnik ma prawo wystawić dowód wewnętrzny, w którym w jednej kwocie będzie wykazana wysokość takich przychodów za ten dzień z podziałem na przychody objęte poszczególnymi stawkami ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych.
Jak rozliczać dowody wewnętrzne w ewidencji przychodów?
Wszystkie przychody podatnika powinny znaleźć swoje odzwierciedlenie w ewidencji przychodów w ryczałcie. Jak obliczyć, jaki zarobek osiągnął podatnik na podstawie dowodu wewnętrznego?
Taki druk ujmuje jedną kwotę przychodów uzyskanych danego dnia, ale z podziałem na przychody objęte różnymi, poszczególnymi stawkami ryczałtu. Dzięki temu można je umieścić w odpowiednich polach w ewidencji.
Jakie mogą być konsekwencje niepoprawnego prowadzenia ewidencji przychodów?
Podatnicy zobowiązani do prowadzenia ewidencji przychodów muszą być świadomi, jakie konsekwencje zostaną na nich nałożone, jeśli będą nierzetelnie dokumentować swoje przychody lub w ogóle nie założą ewidencji. W takim przypadku organ skarbowy nalicza stawki karne.
Określa kwotę przychodu niezaewidencjonowanego przez podatnika na podstawie oszacowania. W takiej sytuacji podatek naliczany będzie od przychodu, ale nie w stawce tradycyjnej, jaka powinna być stosowana dla danego towaru lub usługi.
Nie zawsze podatnik przy niepoprawnym prowadzeniu ewidencji przychodów poniesie z tego tytułu jakiekolwiek przykre dla niego konsekwencje. Ustawodawca uwzględnił możliwość popełniania przez przedsiębiorców nieświadomych błędów.
Zgodnie z § 13 ust. 3 Rozporządzenia Ministra Finansów ewidencja nadal będzie prowadzona w sposób rzetelny i niewadliwy, nawet jeśli podatnik:
- nie wpisze lub błędnie poda kwoty przychodów łącznie nieprzekraczające 0,5 proc. zarobku wykazanego w ewidencji za dany rok podatkowy lub przychodu wykazanego w roku podatkowym do dnia, w którym naczelnik urzędu skarbowego lub organ kontroli skarbowej stwierdził te błędy;
- nie ujmie właściwych zapisów w ewidencji w związku z nieszczęśliwym wypadkiem lub zdarzeniem losowym, które mu to uniemożliwiło;
- uzupełnił zapisy lub dokonał korekty błędnych zapisów w ewidencji przed rozpoczęciem kontroli podejmowanej przez naczelnika urzędu skarbowego lub organ kontroli skarbowej;
- ma dowody na to, że błędne zapisy w ewidencji są skutkiem oczywistej pomyłki.
Konsekwencji nie będzie przy błędach w ewidencji przychodów, jeśli podatnik po ich odkryciu poprawi je przed kontrolą skarbówki. Inną kwestią jest to, że błędnie prowadzona ewidencja przychodów może być przeszkodą do uzyskania kredytu gotówkowego dla osób prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą.
Wszystko dlatego, że bank bierze pod uwagę wysokość wpływów, jakie osiąga przedsiębiorca, z uwzględnieniem możliwych, szacunkowych kosztów ich uzyskania przy wyliczaniu zdolności kredytowej ryczałtowca. Rzetelna ewidencja jest podstawą dla udowodnienia, ile tak naprawdę zarabia przedsiębiorca.
