Kiedy pracownik ma prawo do urlopu okolicznościowego? W jakim wymiarze i komu on przysługuje? Czy pracodawca zawsze musi go udzielić? I kiedy trzeba poinformować pracodawcę o chęci skorzystania z dni wolnych?— tłumaczymy

Urlop okolicznościowy to urlop, który przysługuje wyłącznie zatrudnionym na podstawie umowę o pracę i związany jest z wydarzeniami rodzinnymi, takimi jak ślub własny lub dziecka, zgon bliskiej osoby czy narodzenie dziecka.

Urlop okolicznościowy uregulowany jest w Rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 15 maja 1996 r. w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy (Dz.U. z 1996 r., Nr 60, poz. 281; Dz.U. z 2007 r., Nr 227, poz. 1678).

Wymiar urlopu okolicznościowego – kiedy jeden, a kiedy dwa dni?

Pracownikowi przysługuje 1 dzień urlopu okolicznościowego:

• w związku ze ślubem dziecka,
• w przypadku zgonu siostry, brata, teściowej, teścia, babki, dziadka, a także innej osoby pozostającej na utrzymaniu pracownika lub pod jego bezpośrednią opieką.

Pracownikowi przysługują 2 dni urlopu okolicznościowego:

• w związku ze ślubem własnym,
• w związku z urodzeniem się dziecka pracownika,
• w przypadku zgonu małżonka, dziecka, ojca, matki, ojczyma lub macochy.

Jak udokumentować prawo do urlopu okolicznościowego?

Zgodnie z obowiązującymi przepisami pracownik powinien powiadomić pracodawcę o nieobecności w pracy przed jej wystąpieniem. Stąd jeżeli planujemy ślub swój lub dziecka powinniśmy powiadomić pracodawcę o planowanym wydarzeniu i chęci skorzystania z urlopu. Z kolei kiedy wydarzenia związanego z urlopem okolicznościowym nie da się przewidzieć  np. śmierci członka rodziny, pracownik może poinformować o przyczynie nieobecności po jej wystąpieniu. Pracownik powinien przekazać taką informację niezwłocznie, nie później jednak niż do drugiego dnia nieobecności.

W przypadku nieprzewidzianych zdarzeń, jak śmierć bliskiej osoby, pracownik powinien powiadomić pracodawcę niezwłocznie, najpóźniej do drugiego dnia nieobecności.

Po powrocie do pracy pracownik musi dostarczyć dokument potwierdzający zaistnienie okoliczności uprawniających do urlopu okolicznościowego, np. akt urodzenia, akt małżeństwa lub akt zgonu. Pracodawca powinien uwzględnić czas potrzebny na uzyskanie tych dokumentów z urzędu stanu cywilnego. 

Urlop okolicznościowy, kiedy można go wykorzystać?

Zwykle urlop okolicznościowy przysługuje w dniu wydarzenia, jednak pracodawca może zgodzić się na inny dzień wolny, który posłuży pracownikowi do załatwienia formalności (rejestracja dziecka, wizyta w urzędzie, organizacja ślubu). Przepisy nie regulują w żaden sposób terminu wykorzystania urlopu okolicznościowego, wszytko zależy od argumentacji pracownika oraz zgody pracodawcy, kiedy pracownik chce skorzystać z urlopu w terminie odległym od wydarzenia związanego z urlopem okolicznościowym.  

Źródło: Shutterstock

Wniosek o urlop okolicznościowy — w formie podania lub elektronicznie?

Wniosek o dni wolne można złożyć w tradycyjny sposób – w formie papierowej. Wniosek składany tradycyjnie powinien zawierać takie dane jak: P

• datę, miejscowość
• dane pracownika, pracodawcy
• okoliczność, na jaką składany jest wniosek
• liczbę dni, o jakie wnioskuje pracownik i w jakich dniach.

Dokument należy podpisać i złożyć w dziale kadr. Wiele firm jednak aktualnie korzysta z elektronicznych formularzy do wnioskowania o urlop. Komunikacja w ten sposób z pracodawcą jest łatwiejsza. Wówczas należy wskazać w udostępnianej przez pracodawcę aplikacji rodzaj urlopu i przyczynę nieobecności. W przypadku konieczności udokumentowania powodu nieobecności przekazać kopię żądanego przez pracodawcę dokumentu np. aktu zgonu, urodzenia dziecka lub aktu ślubu. Trzeba pamiętać, że urlop okolicznościowy jest uprawnieniem wyłącznie dla pracownika. Urlop ten umożliwia pracownikowi  uczestnictwo w ważnych wydarzeniach z zachowaniem prawa do wynagrodzenia.

UrlopFormy zatrudnieniaPrawo pracyKodeks pracyHome 4