Czy niezbędne jest prowadzenie rejestru i nadawanie numerów upoważnień do przetwarzania danych osobowych w wersji papierowej i elektronicznej?

Czy niezbędne jest prowadzenie rejestru i nadawanie numerów upoważnień do przetwarzania danych osobowych w wersji papierowej i elektronicznej? Czy można pominąć rejestr, a upoważnienia nadawać osobie nowo przyjętej i przechowywać je w oddzielnym segregatorze (w ciągu roku kalendarzowego dana osoba jest przyjmowana na okres roku szkolnego do czerwca i znów przyjmowana we wrześniu, czy z każdym nowym przyjęciem musi mieć nowe upoważnienie osoba zatrudniona)?