To będzie rewolucja w firmach. Oto lista zadań, które je czekają [OPINIA PRAWNA]

Kto musi dostosować ustawę o ochronie sygnalistów?

Poza samymi sygnalistami i organami władzy publicznej najważniejsze zmiany czekają przedsiębiorców, którzy zatrudniają co najmniej 50 osób. W takim wypadku konieczne będzie wdrożenie procedur zgłoszeń wewnętrznych. Polska ustawa doprecyzowuje, że do obliczenia progu 50 osób należy również liczyć osoby świadczące pracę za wynagrodzeniem na innej podstawie niż stosunek pracy, jeżeli nie zatrudniają do tego innych osób.

W przypadkach granicznych mogą powstawać wątpliwości, czy i jak wliczać osoby wykonujące pracę osobiście. Należy też pamiętać, że obowiązek wdrożenia procedury wewnętrznej obejmie wszystkie podmioty wykonujące działalność w zakresie usług, produktów i rynków finansowych oraz przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu, bezpieczeństwa transportu i ochrony środowiska, niezależnie od liczby zatrudnionych.

Czego mogą dotyczyć zgłoszenia?

Obowiązkiem pracodawców będzie przyjmowanie zgłoszeń, nie tylko pracowników, ale również innych podmiotów, które uzyskały wiedzę o naruszeniu w kontekście związanym z pracą (np. samozatrudnieni, prokurenci, stażyści). Zgłoszenia oprócz dziedzin objętych Dyrektywą 2019/1937, takich jak przeciwdziałanie praniu pieniędzy, ochrona konkurencji czy ochrona środowiska, będą mogły dotyczyć również korupcji i w ograniczonym zakresie ochrony praw konstytucyjnych.

Prawo pracy ostatecznie nie znalazło się w katalogu dziedzin objętych ustawą. Oznacza to, że osoba zgłaszająca wyłącznie naruszenie np. układu zbiorowego pracy czy przepisów dotyczących czasu pracy nie będzie podlegać ochronie jako sygnalista na podstawie ustawy. Pracodawcy mogą natomiast fakultatywnie objąć procedurą i ochroną zgłoszenia regulacji wewnętrznych i standardów etycznych.

Co do zasady nie jest konieczne przyjmowanie zgłoszeń anonimowych, chyba że pracodawca jest jednocześnie instytucją obowiązaną w rozumieniu przepisów o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy. W tym zakresie procedura przyjmowania zgłoszeń anonimowych jest obowiązkowa.

Czytaj też: To będzie rewolucja. Ministerstwo ma prezent dla milionów Polaków

W grupach kapitałowych dopuszczalna wspólna procedura

Zgodnie z przepisem dodanym na końcowym etapie prac nad ustawą, podmioty należące do grup kapitałowych będą miały możliwość wdrożenia wspólnej procedury zgłoszeń wewnętrznych, jeśli zapewni ona zgodność wykonywanych czynności z ustawą.

Z tej możliwości będą mogły skorzystać również większe spółki (zatrudniające powyżej 249 osób), których projekt rządowy pozbawiał możliwości ustalenia wspólnych zasad dotyczących przyjmowania i weryfikacji zgłoszeń wewnętrznych oraz prowadzenia postępowania wyjaśniającego.

Tekst ustawy pozostawia jednak pewne wątpliwości, jak wspólną procedurę grupową odnieść do wymogu wskazania wewnętrznej jednostki organizacyjnej bądź osoby w ramach jej struktury organizacyjnej do prowadzenia działań następczych. W związku z tym nie będzie raczej możliwe całkowite przeniesienie wszystkich działań związanych ze zgłoszeniem sygnalisty, np. na spółkę matkę.

Sankcje za naruszenie praw sygnalisty

W przypadku działań wymierzonych w sygnalistę to na pracodawcę przerzucony będzie ciężar dowodu, że nie są one wynikiem odwetu. Same działania odwetowe zagrożone będą sankcją karną, a sygnalista będzie mógł liczyć na odszkodowanie.

W ustawie utrzymano, zgodnie z postulatami przedsiębiorców, niski minimalny poziom wysokości odszkodowania przysługującego sygnaliście. Ma ono wynieść nie mniej niż przeciętne miesięczne wynagrodzenia w gospodarce narodowej w poprzednim roku. To oznacza, że przykładowo w tym roku odszkodowanie nie mogłoby być mniejsze niż 6246,13 zł, bo tyle wynosiło przeciętne wynagrodzenie w 2023 r.

Dokładna wysokość odszkodowana będzie jednak uzależniona od rozmiaru wyrządzonej szkody. Co więcej, możliwe będzie również dochodzenie zadośćuczynienia, którego wysokości projekt nie ogranicza.

Przestępstwem będzie również uniemożliwianie lub istotne utrudnianie zgłoszenia oraz ujawnienie tożsamości sygnalisty. Oznacza to, że wprowadzony przez pracodawców kanał zgłoszeń będzie musiał odpowiadać wymogom bezpieczeństwa zarówno na poziomie rozwiązań technicznych (bezpieczeństwo systemów IT), jak i organizacyjnych (powierzenie procesowania zgłoszeń odpowiednim osobom).

Samo niewdrożenie lub niewłaściwe wdrożenie procedury wewnętrznej będzie traktowane wyłącznie jako wykroczenie. Należy jednak pamiętać, że brak właściwego wdrożenia procedury wewnętrznej wiąże się ze zwiększonym ryzykiem ujawnienia przez sygnalistę określonych naruszeń publicznie.

Lista zadań dla przedsiębiorców

W ciągu najbliższych miesięcy przedsiębiorców czeka szereg zadań do wykonania. Po pierwsze pracodawca powinien sprawdzić, czy ustawa w ogóle będzie miała do niego zastosowanie. Jeśli tak, to należy wdrożyć procedurę jak najszybciej. Jej wdrożenie musi być bowiem poprzedzone konsultacjami ze związkami zawodowymi lub przedstawicielami osób świadczących pracę, a następnie oczekiwaniem na wejście w życie procedury. Wymaga to założenia minimum dodatkowych 13-17 dni.

Podmiotom, które już mają procedurę, zwłaszcza grupową może, choć nie musi, być łatwiej. Czasami bowiem wprowadzenie zmian do już istniejącej procedury, która jednak nie spełnia wymogów ustawy, chociażby w zakresie kanałów zgłoszeń czy sposobów przechowywania danych, może okazać się sporym wyzwaniem dla organizacji. Wdrożenie może też wymagać aktualizacji innych procedur obowiązujących w danym podmiocie, tak jak chociażby w polityce ochrony danych osobowych czy polityce antykorupcyjnej.

W obu przypadkach należy rozważyć, czy konieczne będzie np. znalezienie dostawcy rozwiązania, zwłaszcza w kontekście wymogów bezpieczeństwa danych zawartych w zgłoszeniach, a także zapewnienia przestrzegania wprowadzonych ustawą okresów retencji danych. Podmiotom obowiązanym do składania sprawozdań zrównoważonego rozwoju rozwiązania informatyczne mogą ułatwić również przygotowanie odpowiedniego wkładu do raportu w zakresie dotyczącym systemu ochrony sygnalistów.

Konieczne będzie również jednoznaczne ustalenie, kto będzie przyjmował zgłoszenia, a kto podejmował działania wewnętrzne. Zalecane może być również ustalenie zasad prowadzenia działań następczych w zgodzie z wymogami ustawy, w szczególności angażowania dodatkowych zasobów na potrzeby postępowań wyjaśniających. Chodzi przede wszystkim o ekspertów, tak aby zapewnić zarówno możliwość rzetelnego przeprowadzenia postępowań wyjaśniających, jak i ich niezależność oraz ograniczenie ryzyka ujawnienia informacji. Nie można bowiem wykluczyć, że już po wdrożeniu systemu pojawi się konieczność zaangażowania dodatkowych ekspertów (prawnych, technicznych lub finansowych) z uwagi na specjalistyczny charakter zagadnień objętych zgłoszeniem, istniejące konflikty interesów bądź względy poufności i ochrony tajemnic. Należy zauważyć, że ustawa nie modyfikuje obowiązków i zasad ochrony tajemnicy zawodowej prawniczej i medycznej.

Biorąc pod uwagę długi proces legislacyjny, wielu pracodawców jest już dobrze przygotowanych na wejście w życie ustawy o ochronie sygnalistów. Jednak nawet im zalecamy poświęcenie pozostałego czasu na upewnienie się, że wszystkie elementy systemu ochrony sygnalistów odpowiadają zarówno wymogom ustawy, jak i potrzebom organizacji. Należy pamiętać, że wdrożenie systemu to nie tylko przyjęcie procedury, ale także odpowiednie przygotowanie organizacyjne, w tym przeszkolenie kadry.

Autorzy:

Mariusz Minkiewicz, adwokat, counsel w praktyce Postępowań Spornych kancelarii CMS

Maciej Kópczyński, adwokat, counsel w praktyce Postępowań Spornych kancelarii CMS