Archiwizacja danych w firmie – co warto wiedzieć?

Właściwe przechowywanie i archiwizacja danych w firmie, to jeden z kluczowych aspektów jej działalności. Każdy podmiot codziennie generuje i przetwarza ogromną ilość danych, plików, dokumentów, faktur i innych informacji. Wiedza, jak przechowywać dokumenty w firmie jest zatem niezbędna. Do ważnych plików nie mogą mieć dostępu postronne osoby i pracownicy bez upoważnienia. Zabezpieczenie plików w biurze oznacza również ich ochronę przed atakami cyberprzestępców oraz regularne tworzenie kopii zapasowych przechowywanych na komputerach pracowników, aby w każdej chwili mieli do nich dostęp, nawet w przypadku awarii laptopa czy dysku. W tym artykule zbieramy wszystkie niezbędne informacje w temacie zarządzania danymi w biurze.

Spis treści

• Dlaczego warto tworzyć kopie zapasowe danych firmowych?
• UPS – zasilanie awaryjne na wszelki wypadek
• Serwer NAS – wygodne miejsce na firmowe dane i kopie zapasowe
• Przechowywanie danych na dysku zewnętrznym
• A może pendrive?
• Skanowanie dokumentów

Dlaczego warto tworzyć kopie zapasowe danych firmowych?

Na początek krótkie wyjaśnienie. Wbrew potocznemu twierdzeniu archiwizacja plików nie jest tym samym, co kopia zapasowa danych. Backup to sposób na ochronę aktualnych danych na wypadek awarii lub ataku. Kopia zapasowa tworzona jest regularnie. Co to jest archiwizacja danych? Najprościej mówiąc, to przechowywanie danych przez długi czas, np. ze względu na wymogi prawa lub kontroli skarbówki.

Jedną z najważniejszych rzeczy, o które trzeba zadbać w każdej firmie, jest zapewnienie kopii zapasowych danych przechowywanych na służbowych komputerach.

Sama utrata czy uszkodzenie laptopa, czy peceta, chociaż dotkliwa i przykra, nie stanowi tak wielkiego problemu, jak utrata dokumentów, plików i pozostałych danych zapisanych na dysku twardym. Ich odtworzenie często okazuje się niemożliwe.

Kopia zapasowa jest również nieoceniona jeżeli trzeba przywrócić system czy przenieść go na inny komputer.

Dlatego tak istotne jest regularne tworzenie backupu danych. Sposobów na to jest wiele. Kopie mogą tworzone być lokalnie (np. dysku zewnętrznym) albo w chmurze (np. Google Drive czy Microsoft OneDrive).

O plusach i minusach każdego rozwiązania przeczytasz więcej w artykule Jak backupować dane? Jak tworzyć kopie zapasowe?

UPS – zasilanie awaryjne na wszelki wypadek

Tworzenie kopii zapasowych to jedna z metod ochrony przed utratą danych. Inną jest korzystanie z zasilaczy UPS, czyli urządzenia zapewniające zasilanie awaryjne w momencie skoków napięcia lub całkowitej awarii zasilania z sieci energetycznej. Dzięki temu użytkownik otrzymuje czas niezbędny na kontynuowanie pracy lub zapisanie plików i bezpieczne wyłączenie sprzętu. Zasilacze UPS stosowane są zarówno do komputerów, jak i serwerów.

Wszelkie niezbędne informacje o UPS zebraliśmy w artykule Jaki zasilacz UPS do komputera wybrać?

Serwer NAS – wygodne miejsce na firmowe dane i kopie zapasowe

W zasadzie nagłówek mówi wszystko. Serwery NAS są często wykorzystywane w nowoczesnych firmach, których pracownicy potrzebują szybkiego dostępu do plików, danych i informacji. Dzięki serwerom NAS wymiana danych między komputerami jest bardzo łatwa, co oszczędza czas i usprawnia pracę.

Oprócz magazynowania danych urządzenia te są najczęściej wykorzystywane do tworzenia kopii zapasowych. Dzięki odpowiedniemu oprogramowaniu mogą one być tworzone automatycznie, bez ingerencji pracownika, co zdecydowanie zmniejsza ryzyko utraty jakichkolwiek danych.

Serwery NAS doskonale nadają się również do archiwizacji plików. Firma powinna wybrać serwer o odpowiedniej pojemności, wydajności i uzbrojony w przydatne funkcje (np. obsługę protokołów takich jak SMB/CIFS, NFS, iSCSI) oraz aplikację do automatycznego tworzenia kopii zapasowych i zarządzania danymi.

Zastosowań serwerów NAS jest znacznie więcej, zebraliśmy je w poradniku Jaki serwer NAS? Jak wybrać?

Przechowywanie danych na dysku zewnętrznym

Jak przechowywać pliki w firmie jeżeli przedsiębiorstwo nie potrzebuje tak zaawansowanego rozwiązania, jak serwer NAS? W mniejszych biurach w zupełności wystarczające mogą się okazać dyski zewnętrzne. Wymagają zdecydowanie mniej zachodu i umiejętności technicznych, są gotowe do działania od razu po podłączeniu do komputera.

Wybór odpowiedniego modelu zależy oczywiście od potrzeb pracownika – przede wszystkim ilość i wielkość plików i dokumentów, które mają tam być przechowywane. Jeśli dysk ma być łatwy w przenoszeniu, warto wybrać jeden z przenośnych dysków 2,5 cala. Natomiast jeśli dysk będzie używany wyłącznie na miejscu w biurze i zależy nam przede wszystkim na pojemności, lepszym rozwiązaniem będą dyski 3,5 cala oferujące nawet 10 TB przestrzeni na dane.

Co ważne, przechowywanie plików na dysku zewnętrznym będzie efektywne, o ile zachowamy standardy bezpieczeństwa.

Szczegółowe informacje dotyczące dysków zewnętrznych oraz polecane modele znajdują się w artykule Jaki dysk zewnętrzny wybrać? Ranking dysków zewnętrznych

A może pendrive?

Wygodniejszym i zdecydowanie bardziej poręcznym rozwiązaniem jest korzystanie z pendrive. Ich zaletą jest zdecydowanie mniejszy rozmiar oraz pojemność wystarczającą do szybkiego przenoszenia plików pomiędzy komputerami. Są też tańsze niż dyski SSD czy NAS.

Nowoczesne pendrive’y (zwłaszcza te z interfejsem USB 3.0 lub nowszym) oferują szybkie prędkości transferu danych i dzięki temu można oszczędzać czas potrzebny na przesłanie danych przez internet, a jednocześnie zmniejsza się ryzyko, że ktoś przechwyci poufne dane. Warto zainwestować w pendrive o wzmocnionej konstrukcji, aby mieć pewność, że nie uszkodzimy go przypadkiem.

Więcej informacji w artykule Jaki pendrive wybrać? Poradnik zakupowy. Polecane tanie pamięci USB umieściliśmy w rankingu pendrive’ów do 100 zł.

Godnym uwagi produktem jest także szyfrowany pendrive. Korzystając z niego mamy zdecydowanie większą szansę na to, że kluczowe firmowe dane i informacje nie znajdą się w niepowołanych rękach. Nawet jeśli zdarzy się nam zgubić pendrive, to odczytanie danych nie będzie możliwe.

Rodzaje szyfrowanych pamięci USB oraz polecane przez nas konkretne modele znajdziesz w artykule Jak wybrać szyfrowany pendrive? Na co zwrócić uwagę?

Skanowanie dokumentów

Mimo iż coraz częściej dokumenty firmowe są tworzone i przesyłane w formie elektronicznej, to wciąż są sytuacje, kiedy przesyłany jest ich papierowy odpowiednik. Dlatego skanery dokumentów wciąż są powszechnie stosowane w praktycznie każdym biurze. Na szczęście większość urządzeń wielofunkcyjnych jest wyposażona w skaner. W zależności od potrzeb firmy i ilości dokumentów, które muszą zostać przetworzone, można wybrać model wyposażony w automatyczny podajnik dokumentów (ADF) przyspieszający cały proces.

Polecane modele znajdziesz w artykule Jak drukarka do małej firmy. Jeśli natomiast zależy nam przede wszystkim na mobilności, to można zdecydować się na przenośny skaner. W czasach pracy zdalnej to naprawdę przydatne rozwiązanie. Więcej przeczytasz w artykule Co to skaner przenośny? Kiedy warto kupić mobilny skaner?

Bezpieczne przechowywanie danych firmowych

Wiemy już, że zabezpieczenie plików w biurze jest niezwykle ważne – żadne przedsiębiorstwo nie może sobie pozwolić na utratę danych, w tym poufnych umów z kontrahentami czy wrażliwych informacji o klientach.

Aby dokumentacja firmowa była bezpieczna, warto zacząć od podstaw, czyli szkolenia pracowników. To oni są pierwszą linią ochrony jeżeli chodzi o bezpieczeństwo danych. Każda zatrudniona osoba powinna wiedzieć np. co to jest phishing i czym grozi kliknięcie w link z nieznanego/niezaufanego źródła (m.in. atakiem ransomware, czyli zaszyfrowaniem firmowych plików i żądaniem okupu).

Niezbędną profilaktyką jest kontrola dostępu. Nowoczesne przedsiębiorstwa używają polityki najmniejszych uprawnień, aby ograniczyć dostęp do danych wyłącznie tym pracownikom, którzy tego potrzebują.

Dobrym sposobem na zabezpieczenie plików w biurze jest również stosowanie dwuskładnikowego uwierzytelnienia przy dostępie do różnego rodzaju kont, np. firmowego e-maila (warto stosować klucze bezpieczeństwa U2F).

Osoby odpowiedzialne za oprogramowanie muszą również pamiętać, o regularnym aktualizowaniu systemów operacyjnych i software, aby przestępcy nie mogli wykorzystać podatności (luk w oprogramowaniu).

Bardziej zaawansowane rozwiązania to np. stosowanie systemu wykrywania i zapobiegania włamaniom (IDS/IPS), które służą do ochrony sieci komputerowych przed nieautoryzowanym dostępem, niewłaściwym wykorzystaniem i atakami (m.in. z użyciem malware wykradającego dane).

Skuteczne zabezpieczenie danych może być kosztownym wyzwaniem dla wielu przedsiębiorstw. Rozwiązaniem wartym rozważenia jest skorzystanie z profesjonalnych usług IT. Eksperci fachowo zadbają o bezpieczne przechowywanie danych, wykonają audyt – sprawdzą czy dokumentacja firmowa jest prawidłowo archiwizowana, sprawnie zarządzą incydentami i zadbają o bezpieczne usuwanie niepotrzebnych danych.