Obowiązek wydawania legitymacji w formie plastikowej karty (nazywanej „e-legitymacją”) wprowadzi rozporządzenie z 7 czerwca 2023 r. w sprawie świadectw, dyplomów państwowych i innych druków szkolnych (Dz.U. z 2023 r. 1120; ost.zm. Dz.U. z 2023 r. poz. 2653; dalej: rozporządzenie). Jego przepisy przejściowe bowiem wskazują, że dotychczasowe papierowe legitymacje i ich duplikaty w tej formie będzie można wystawiać tylko do 12 lipca. To istotna zmiana. Do tej pory plastikowe legitymacje były tylko jedną z opcji. Inaczej mówiąc: szkoły mogły się na nie zdecydować, ale nie musiały. Mogły pozostać przy tańszych, papierowych blankietach. Za półtora tygodnia będzie niemożliwe nawet wystawienie duplikatu utraconego papierowego dokumentu. Dodajmy, że placówki – tak jak do tej pory – będą mogły wydać dodatkowo mLegitymację, czyli dokument elektroniczny przechowywany i prezentowany przy użyciu oprogramowania przeznaczonego dla urządzeń mobilnych (np. w smartfonie). [ramka 1]

Ramka 1

O czym muszą wiedzieć włodarz i dyrektor szkoły ©℗

► E-legitymację szkolną (czyli legitymację w formie plastikowej karty) wydaje szkoła. Dodatkowo może wydać uczniowi mLegitymację szkolną, czyli dokument elektroniczny, który jest przechowywany i prezentowany przy użyciu oprogramowania przeznaczonego dla urządzeń mobilnych. Wniosek o wydanie mLegitymacji szkolnej składają pełnoletni uczeń albo rodzice niepełnoletniego ucznia. Okres ważności mLegitymacji jest równy okresowi ważności e-legitymacji.

► Szkoła musi prowadzić imienną ewidencję wydanych legitymacji szkolnych oraz ich duplikatów (par. 5 i 6 rozporządzenia). Ewidencja zawiera:

1) imię (imiona) i nazwisko ucznia;

2) PESEL ucznia;

3) numer wydanego dokumentu;

4) numer oznaczenia indywidualnego blankietu dokumentu;

5) nazwę producenta blankietu dokumentu;

6) datę odbioru dokumentu;

7) podpis ucznia lub rodziców niepełnoletniego ucznia, którzy odebrali dokument publiczny.

► Na legitymacji szkolnej mogą być kodowane usługi związane z działalnością statutową placówki oraz z przejazdami środkami publicznego transportu zbiorowego. O rodzaju kodowanych usług decyduje dyrektor szkoły za zgodą pełnoletnich uczniów albo rodziców niepełnoletnich uczniów, a w przypadku legitymacji przedszkolnej – za zgodą rodziców dziecka.

► W razie zagubienia e-legitymacji można wydać duplikat, który ma moc zagubionego oryginału.

► Ważność e-legitymacji potwierdza się każdego roku naklejeniem kolejnego hologramu.

► Legitymacje szkolne w postaci papierowej i w postaci kart formatu ID-1 wydane przed dniem wejścia w życie rozporządzenia zachowują ważność do czasu zakończenia przez ucznia kształcenia w danej szkole.

► Legitymacje szkolne w postaci papierowej i w postaci kart formatu ID-1 mogą być wydawane do 12 lipca 2024 r.